Pada artikel sebelumnya sudah dibahas Cara Mengatur Jadwal Meeting di Aplikasi Zoom untuk meningkatkan produktifitas kerja. Sekarang kita akan melakukan bagaimana Cara Membatalkan Meeting di Zoom karena beberapa kondisi darurat. Keadaan darurat yang tidak terduga mungkin muncul, menyebabkan Anda harus membatalkan rapat di Zoom Anda. Jangan biarkan peserta lain menunggu — Anda harus memberi tahu mereka bahwa meeting tidak jadi lakukan karena beberapa kondisi.
Daftar Isi
Cara Membatalkan Meeting di Zoom
Buka aplikasi Zoom, dan pilih tab “Meetings“.
Rapat Anda yang akan datang akan muncul di panel sebelah kiri. Pilih yang ingin Anda batalkan.
Opsi rapat yang dipilih akan muncul di sebelah kanan. Di sini, pilih tombol “Delete“.
Jendela pop up akan muncul, memberi tahu Anda bahwa Anda dapat memulihkan rapat dalam waktu 7 hari di halaman “Recently Deleted”.
Silakan dan klik tombol “Yes” untuk mengonfirmasi penghapusan.
Rapat Zoom sekarang sudah dibatalkan.
Alasan Pembatalan Rapat Umum
Sekarang mari kita bicara tentang alasan yang tepat untuk membatalkan rapat. Apa pun jabatan Anda di perusahaan, setiap orang memiliki waktu yang sama-sama berharga dan penting dan Anda harus memperlakukan seperti itu. Sederhana, “Maaf, aku tidak bisa. Mari kita batalkan. ” pada saat terakhir dianggap sangat tidak penting — belum lagi orang akan kehilangan kepercayaan pada Anda.
Tanggapi Permintaan Undangan
Semua sistem kalender umumnya menyediakan tiga metode respons berikut: Accept, Decline, or Tentative. Menanggapi undangan ini sangat penting, tidak hanya bagi Anda untuk dapat melacak jadwal Anda sendiri, tetapi agar orang lain dapat melihat siapa yang bisa/tidak bisa menghadiri dan mempersiapkan meeting dengan tepat.
Inilah maksud untuk setiap respons:
- Accept: Hanya menanggapi jika Anda 100% yakin Anda dapat menghadiri pertemuan. Satu-satunya waktu Anda harus membatalkan adalah jika keadaan darurat muncul. Orang akan mengerti.
- Decline: Tanggapi hal ini jika Anda yakin tidak akan dapat menghadiri rapat. Pastikan untuk meninggalkan catatan mengapa Anda tidak dapat hadir dalam rapat. Jika pertemuan ini penting bagi Anda, kirim beberapa slot waktu yang tersedia ke penyelenggara dan tanyakan pada mereka apakah mungkin untuk menjadwalkan ulang.
- Tentative: Jika Anda cukup yakin dapat melakukannya, Anda harus tetap merespons dengan Tentative. Biarkan penyelenggara mengetahui potensi gagal dan pastikan untuk memperbaruinya segera setelah Anda bisa. Respons tentatif selalu membutuhkan tindak lanjut.
Jika Timbul Darurat, Beritahu Orang
Manajer yang baik akan mengerti bahwa kadang-kadang dalam kehidupan terjadi hal yang tidak diinginkan. Ketika hal itu terjadi, segera beri tahu orang-orang setelah Anda mampu, terutama jika Anda salah satu peserta rapat yang penting. Meskipun mungkin masih ada ketidaknyamanan untuk tiba-tiba dijadwal ulang, tidak apa-apa.
Anda harus mencoba memberitahukan setidaknya 24 jam kepada penyelenggara tentang pembatalan meeting yang mendadak. Pastikan untuk mengirim penjelasan singkat mengapa Anda tiba-tiba harus membatalkan sehingga mereka tahu itu alasan yang sebenarnya.
Perbarui Status Kalender Anda — Bahkan Sebelum Anda Mendapatkan Undangan
Jika Anda tahu Anda akan sibuk pada waktu tertentu di kalender Anda, silakan memblokir waktu itu. Misalnya menutup waktu pukul 2 hingga 5 sore pada hari Rabu karena Anda tahu bahwa Anda harus membawa nenek Anda ke dokter, sehingga penyelenggara rapat mengerti mengapa Anda tidak akan menghadiri undangan rapat mereka sejak awal. Mereka akan melihat kalender Anda bahwa Anda sibuk pada saat itu.
