Tutorial Menggunakan Microsoft Teams Untuk Pemula

Microsoft Teams adalah produk yang relatif baru di jajaran Microsoft 365, tetapi terbukti menjadi pesaing kuat untuk Slack dan Zoom. Integrasi dengan aplikasi Microsoft dan layanan cloud menjadikannya pilihan yang tepat, dan mempelajari cara menggunakan Microsoft Teams tidak sesulit yang Anda bayangkan. Bagi mereka yang baru mengenal platform ini, kami menyusun Tutorial Menggunakan Microsoft Teams untuk pemula. Di sini Anda akan mempelajari semua tugas dasar yang perlu Anda ketahui, ditambah beberapa tutorial lanjutan untuk hal-hal seperti background rapat virtual dan banyak lagi. Download aplikasi Microsoft Teams di bawah ini dan mari kita mulai!

Apa itu Microsoft Teams?

 

Microsoft Teams adalah alat produktivitas dan kolaborasi yang terintegrasi ke dalam platform Microsoft 365. Microsoft Teams memiliki fitur untuk berkomunikasi dengan organisasi yang berbeda, chat pribadi dengan individu dan kelompok, meeting video dan konferensi, dan masih banyak lagi.

Microsoft Teams menggantikan Skype for Business dan Microsoft Classroom, yang menggabungkan semua fitur ke dalam satu platform. Microsoft Teams adalah opsi yang bagus untuk perusahaan dan educators, bersaing dengan Slack, Facebook Workplace, dan G Suite.

Selain semua opsi chat dan panggilan video yang Anda harapkan dari program seperti Skype, Microsoft Teams memungkinkan Anda membentuk dan mengatur tim. Satu tim dapat berisi hingga 500.000 pengguna. Tim ini kemudian dapat dipecah menjadi Channel yang lebih spesifik dengan kiriman beruntai untuk menjaga semuanya tetap teratur.

Apakah Microsoft Teams gratis?

Microsoft Teams sepenuhnya gratis untuk digunakan, meskipun ada juga paket berbayar dengan lebih banyak fitur. Versi gratisnya mencakup meeting dan panggilan video, penyimpanan 2GB per pengguna, dan akses web ke aplikasi Office populer seperti Word, Excel, dan Powerpoint.

Rekaman rapat iklan versi berbayar, lebih banyak penyimpanan per pengguna (hingga tidak terbatas tergantung pada paket), versi desktop semua aplikasi Office, keamanan yang lebih baik, dan lebih banyak alat administratif untuk Tim Anda. Bergantung pada tujuan Anda menggunakan Teams, Anda mungkin dapat menggunakan versi gratis tanpa batas.

Jika Anda ingin memutakhirkan ke versi Microsoft Teams berbayar, tersedia tiga paket harga Microsoft 365 berbayar. Yang termurah mulai dari $ 5 sebulan (jika Anda membayar selama setahun), dan menambahkan fitur berharga seperti rekaman rapat dan penyimpanan (hingga 1TB). Anda juga mendapatkan lebih banyak fitur keamanan dan dukungan 24 jam.

Melompat ke paket Microsoft 365 Business Standard akan membuka kunci versi desktop dari semua aplikasi Office. Ini menjadi pilihan ideal untuk banyak bisnis, meskipun tidak menambahkan fitur khusus Microsoft Teams apa pun dibandingkan dengan paket yang lebih murah.

Rencana akhir ditujukan terutama untuk bisnis besar dan sekali lagi tidak menambah banyak pengalaman Teams. Satu-satunya tambahan utama adalah penyimpanan cloud tanpa batas dan kemampuan untuk menyelenggarakan acara online hingga 10.000 orang. Pelajari lebih lanjut tentang paket harga di tautan di bawah ini.

Tutorial Menggunakan Microsoft Teams

Mempelajari cara menggunakan Microsoft Teams tidaklah terlalu sulit. Jika Anda pernah menggunakan Slack, Anda akan merasa familier. Bahkan tata letaknya hampir identik, dengan semua ikon penting ditampilkan di sisi kiri layar Anda.

Untuk memulai, berikut beberapa tutorial Microsoft Teams dasar untuk tugas sehari-hari, termasuk menyiapkan, mengobrol, dan memulai rapat. Kami juga menyertakan lebih banyak tutorial lanjutan di bawah ini, jadi silakan lewati jika Anda sudah memiliki pengalaman dengan platform ini.

Perhatikan bahwa tutorial Microsoft Teams ini ditulis dengan mempertimbangkan versi web, tetapi langkah-langkahnya serupa atau identik di aplikasi seluler/ponsel dan desktop.

1. Cara Download aplikasi Microsoft Teams

Meskipun Anda tidak perlu mendownload aplikasi desktop atau seluler untuk menggunakan Microsoft Teams, ini adalah cara yang nyaman untuk tetap terhubung. Untuk mendapatkannya, klik di sini dan pilih opsi yang sesuai. Anda juga dapat mengunduh aplikasi seluler langsung dari Google Play Store atau App Store dengan mengklik di bawah ini.

[appbox googleplay com.microsoft.teams]

[appbox appstore id1113153706]

2. Cara membuat Team

3. Tutorial Menggunakan Microsoft Teams scaled

Hal pertama yang perlu Anda lakukan (kecuali jika Anda bergabung dengan tim yang sudah ada) adalah membuat tim. Meskipun Anda baru saja bergabung dengan tim perusahaan, Anda mungkin ingin membuat tim lain untuk mengobrol dengan teman-teman.

Inilah yang perlu Anda lakukan:

  1. Buka Teams tab di sisi kiri.
  2. Klik Join atau Create a team di bagian bawah layar.
  3. Pilih apakah akan Build a team from scratch atau menarik kontak dari grup atau tim yang sudah ada.
  4. Pilih setelan privasi: Private, Public, atau Org-wide.
  5. Masukkan name dan description.
  6. Klik Create team.

Setelah berada dalam team, Anda akan melihat obrolan tim utama dengan daftar channel. Channels pada dasarnya adalah obrolan grup di sekitar satu tema. Anda juga dapat melakukan obrolan pribadi dengan individu atau grup.

3. Cara memulai chat di Microsoft Teams

Channels sangat bagus untuk berbagi informasi dengan seluruh tim Anda, tetapi untuk pertanyaan singkat kepada kolega, chat adalah opsi yang lebih baik. Pos tersebut bersifat pribadi, mudah diatur, dan lebih cenderung mendapat tanggapan daripada pos channels!

Berikut cara memulai chat di Microsoft Teams:

  1. Buka Chat tab di sisi kiri.
  2. Klik New Chat di bagian atas layar.
  3. Masukkan nama orang tersebut dan tulis pesan Anda .
  4. Tekan tanda panah kirim.

Langkah-langkah untuk membuat chat grup hampir sama. Cukup klik panah kecil di sisi kanan untuk memberi nama pada grup, lalu masukkan semua peserta di bidang To. Anda dapat menambahkan lebih banyak orang ke dalam chat satu-per-satu atau grup dengan mengklik tombol Add People. Anda bahkan dapat memilih apakah akan menyertakan riwayat obrolan atau tidak.

Ada beberapa hal lain yang dapat Anda lakukan untuk membuat chat lebih nyaman. Yang pertama adalah menyematkan mereka dengan mengarahkan mouse ke chat, mengeklik ikon more options , lalu Pasang Pin . Ini akan memastikannya selalu di bagian atas daftar.

Hal lain yang berguna untuk dipelajari adalah cara memunculkan chat di Microsoft Teams. Microsoft Teams memberi jendela chat sendiri, sehingga Anda dapat memiliki lebih dari satu chat yang terbuka pada satu waktu. Seperti di atas, cukup klik ikon more options, lalu Pop-out chat.

4. Cara Membuat Meeting di Microsoft Teams

4. Tutorial Menggunakan Microsoft Teams scaled

Chatting sangat bagus untuk pesan cepat, tetapi terkadang percakapan tatap muka adalah pilihan yang lebih baik. Untungnya, hanya perlu beberapa saat untuk mempelajari cara membuat rapat di Microsoft Teams, baik dengan satu orang atau 20 orang!

Ada dua cara untuk menyiapkan rapat: memulainya secara instan atau menjadwalkannya untuk lain waktu. Cara termudah untuk panggilan cepat adalah dengan membuka chat dan klik tombol Schedule a meeting (terlihat seperti kalender dengan tanda plus). Secara otomatis mengundang pihak lain dan juga berfungsi dalam chat grup.

Untuk yang lainnya, proses menyiapkan rapat di Teams mirip dengan yang biasa Anda lakukan di Outlook:

  1. Buka tab Calendar di sisi kiri.
  2. Klik New Meeting di pojok kanan atas.
  3. Masukkan detail pertemuan Anda.
  4. Klik Save.

Perhatikan bahwa Anda juga dapat membuat rapat dari channels, yang secara otomatis akan mengundang semua anggota channel tersebut. Jika Anda kesulitan menemukan waktu yang cocok, Anda dapat memeriksa tab asisten penjadwalan di bagian atas layar untuk melihat jadwal tamu undangan.

5. Cara mengikuti Meeting di Microsoft Teams

Bergabung dalam rapat tentu lebih mudah:

  1. Buka tab Calendar di sisi kiri.
  2. Pilih rapat dan klik Join.
  3. Sesuaikan pengaturan video dan audio Anda .
  4. Klik Join Now.

Anda juga dapat mengklik link Join Microsoft Teams Meeting di undangan email. Bergantung pada pengaturan rapat, Anda akan langsung bergabung dalam rapat atau memasuki ruang tunggu hingga seseorang mengizinkan Anda masuk.

6. Cara Share Screen di Microsoft Teams

Berbagi file di channel Microsoft Teams sangat bagus, tetapi jika Anda ingin menjalankannya secara langsung, Anda perlu share screen Anda dalam rapat. Teams memudahkan untuk share screen dan terintegrasi built-in dengan PowerPoint.

  1. Dalam rapat, klik Share di tengah layar (Anda mungkin perlu menggerakkan mouse).
  2. Pilih screen, window, atau document untuk dibagikan.
  3. Batas merah muncul di sekitar konten yang Anda bagikan secara aktif.
  4. Setelah selesai, klik Stop Sharing di kanan bawah.

Jika Anda tidak memiliki dokumen yang ingin Anda bagikan terbuka, Anda juga dapat mengklik tombol Browse di menu berbagi. Secara umum, lebih baik membagikan layar atau dokumen tertentu daripada seluruh desktop Anda.

Tutorial Menggunakan Microsoft Teams tingkat Advanced

Setelah Anda mengetahui dasar-dasar cara menggunakan Microsoft Teams, sekarang saatnya untuk melihat fitur tingkat lanjut. Meskipun tidak sepenting tugas di atas, semuanya adalah hal yang dapat Anda gunakan setiap hari.

1. Cara menghapus chat

Baik Anda ingin membersihkan tab chatting atau menghapus pesan yang salah, Anda perlu mempelajari cara menghapus obrolan Microsoft Teams. Di sini Anda memiliki dua opsi: hapus pesan tertentu (hanya pesan Anda sendiri), atau sembunyikan seluruh chat.

Untuk menghapus postingan tertentu dalam chat atau channel, arahkan mouse ke atasnya dan klik ikon more options, lalu klik Delete. Jika Anda melakukan ini secara tidak sengaja, Anda juga dapat membatalkan penghapusan. Sekali lagi, Anda hanya dapat menghapus posting Anda sendiri, dan balasan dari kolega Anda akan tetap muncul.

Sayangnya, tidak ada cara untuk menghapus seluruh chat di Microsoft Teams, tetapi Anda dapat menyembunyikannya. Arahkan mouse ke obrolan, klik ikon more options, lalu Hide.

2. Cara memasang aplikasi

5. Tutorial Menggunakan Microsoft Teams scaledAplikasi dan konektor adalah cara terbaik untuk menambahkan fungsi tertentu ke Teams. Hanya perlu beberapa saat untuk menginstal, dan Anda dapat menambahkannya hanya untuk sendiri atau seluruh tim. Ada tiga tempat untuk memasang aplikasi, dan masing-masing menjalankan fungsi yang berbeda.

Yang pertama ada di sidebar, yang disesuaikan hanya untuk Anda. Anda dapat menambahkan aplikasi dengan mengklik tombol apps di kiri bawah layar.

Tempat kedua untuk menambahkan aplikasi sebagai tab, yang muncul untuk semua orang dalam Tim di bagian atas halaman. Ada beberapa tab default seperti posting, file, dan wiki, tetapi di sebelah kanannya ada ikon plus, untuk menambahkan aplikasi. Aplikasi mungkin tidak terlihat atau berfungsi persis sama tergantung di mana mereka ditambahkan.

Tempat terakhir adalah langsung di jendela chat, muncul di sebelah opsi untuk pemformatan, emoji, lampiran, dan lainnya. Cukup klik ikon more option, lalu pilih aplikasi yang akan ditambahkan. Jika Anda mengklik more apps, Teams secara otomatis menarik daftar dengan filter pesan yang diterapkan.

3. Cara mengubah background di Microsoft Teams Anda

Ada dua cara untuk mengubah background rapat Teams Anda: Satu dengan blur atau dengan gambar background. Keduanya hanya membutuhkan beberapa detik untuk disiapkan. Perhatikan bahwa tidak semua hardware mendukung ini, jadi jika opsi tidak muncul, Anda mungkin perlu memutakhirkan kamera Anda.

Anda dapat mengubah background Anda sebelum atau setelah rapat dimulai, tetapi langkah-langkahnya hampir sama:

  1. Di menu kontrol rapat, klik ikon more options.
  2. Pilih Show background effects.
  3. Pilih blurred background atau virtual background image.
  4. (Opsional) Klik Add new di bagian atas jendela pengaturan background untuk menambahkan gambar Anda sendiri.

TERKAIT: Cara Menggunakan Virtual Backgrounds di Microsoft Teams

Jika Anda akhirnya menambahkan gambar Anda sendiri, pastikan kualitasnya cukup tinggi atau tidak terlihat terlalu kabur. Untuk penggunaan bisnis, Anda harus menghindari penggunaan foto yang melanggar hak cipta (copyright).

ARTIKEL TERBARU
ARTIKEL TERKAIT