Microsoft Teams memungkinkan Anda membuat, menjadwalkan, dan menyelenggarakan meeting yang aman dengan beberapa klien atau ratusan karyawan Anda. Undang dengan cepat hanya orang yang relevan, atau kumpulkan seluruh channel ke dalam sesi publik atau pribadi.
Cara Menyiapkan Meeting di Microsoft Teams
Jika Anda memiliki versi lengkap Teams melalui langganan berbayar, Anda bisa langsung membuat rapat dari tab kalender di klien desktop Teams atau aplikasi web Teams . Arahkan ke tab Calendar di sisi kiri, dan tekan tombol “Meet Now“.
Beri nama rapat Anda sesuai yang Anda inginkan. Gunakan sakelar di sebelah ikon video dan audio untuk mengaktifkan atau menonaktifkan perangkat tersebut.
Jika Anda ingin mengubah setelan perangkat atau melakukan panggilan percobaan sebelum memulai rapat , pilih “Custom Setup“. Di bawah “Other Join Options“, Anda dapat memulai rapat dengan menonaktifkan audio atau menggunakan nomor telepon agar tamu dapat menghubungi rapat Anda . Saat Anda siap, tekan “Join Now“.
Setelah rapat dimulai, Anda dapat langsung mengundang orang di organisasi Anda dengan mengetikkan nama di bidang “Invite Someone” di kanan atas. Meskipun Anda harus memiliki lisensi berbayar untuk Teams untuk menyiapkan rapat, Anda bisa mengirim undangan kepada siapa saja apakah mereka berlangganan Temas atau tidak berlangganan.
Untuk mengundang orang di luar organisasi Anda, klik ikon “Links” di sebelah bidang “Invite Someone“, yang tampak seperti dua tautan yang saling terkait, untuk menyalin undangan ke papan klip Anda. Tautan ini bukanlah URL yang ramah pengguna;Â sebaliknya, ini adalah hyperlink teks kaya yang dienkode dengan buruk. Anda dapat menempelkannya ke email tetapi bukan format teks yang disederhanakan, seperti pesan teks SMS.
Bilah menu yang mengambang di bagian bawah memberi Anda akses cepat ke berbagai panel dan kontrol informasi. Dari kiri ke kanan, Anda dapat melihat durasi rapat saat ini, mengaktifkan kamera, mengaktifkan mikrofon, share screen atau berbagai aplikasi, mengakses lebih banyak kontrol seperti pengaturan perekaman, angkat tangan (raise your hand), melihat obrolan teks rapat, tampilkan peserta, dan akhiri panggilan.
Meskipun Anda dapat menjadwalkan rapat di aplikasi ponsel Teams, fitur “Meet Now” saat ini tidak tersedia di aplikasi versi Android atau Apple . Untungnya, Anda masih bisa menggunakan Teams untuk melakukan panggilan audio dan video dengan siapa saja di dalam organisasi Anda. Untuk melakukan panggilan di Teams, navigasikan ke halaman Home aplikasi seluler Teams dan pilih More > Calls > Make A Call, masukkan nama kontak Anda, dan pilih opsi “Video” atau “Audio Call” .
Cara Menjadwalkan Meeting di Microsoft Teams Menggunakan Desktop
Anda bisa menjadwalkan rapat dari beberapa tempat di  klien desktop Teams atau aplikasi web Teams, tapi jika Anda memiliki Teams versi berbayar. Cara termudah untuk mengetahui apakah kolega Anda tersedia adalah dengan menggunakan fitur Calendar di sisi kiri aplikasi desktop Anda. Jika Anda membuat rapat dengan orang-orang yang memiliki jadwal padat, navigasikan ke tab Calendar di sisi kiri. Tab ini tidak akan muncul jika Anda menggunakan versi gratis. Klik tombol “New Meeting“, dan formulir Rapat Baru akan muncul.
Alternatifnya, Anda dapat mengklik ruang terbuka mana pun di kalender Anda dan membuka formulir Rapat Baru yang sama. Meskipun secara default formulir biasanya menetapkan waktu rapat yang diusulkan ke setengah jam berikutnya, menggunakan metode ini secara otomatis mengatur waktu dan tanggal berdasarkan kalender yang Anda klik.
Terakhir, jika Anda ingin mengatur pertemuan dengan satu atau lebih orang yang dikelompokkan ke dalam obrolan, buka tab “Chat” di sisi kiri. Klik tombol “Schedule A Meeting” untuk memunculkan formulir Rapat Baru dengan semua orang di obrolan ini secara otomatis ditambahkan ke undangan.
Anda sekarang dapat mengisi rincian lainnya. Beri judul rapat Anda, tambahkan peserta wajib atau opsional, atur waktu dan tanggal, pilih apakah dan seberapa sering Anda ingin rapat berulang, tentukan saluran Teams atau lokasi, dan terakhir tambahkan detail apa saja yang terkait rapat ke kotak teks di bagian bawah.
Jika Anda mengalami kesulitan menemukan pembukaan untuk rapat di jadwal semua orang, pilih tab “Scheduling Assistant” di bagian atas dan bandingkan kalender dari setiap peserta wajib atau opsional. Saat Anda siap menjadwalkan rapat, klik “Save“.
Cara Menjadwalkan Meeting di Microsoft Teams lewat HP/Ponsel
Jika Anda berlangganan premium ke versi lengkap Microsoft Teams, Anda bisa menjadwalkan rapat melalui aplikasi seluler di perangkat Android serta iPad dan iPhone . Untuk menjadwalkan rapat, pilih tab “Calendar” di bagian bawah layar Anda dan ketuk ikon “Schedule A Meeting“.
Kemudian akan muncul formulir Acara Baru. Di sini, beri judul rapat Anda, tambahkan peserta, dan tetapkan waktu dan tanggal. Secara opsional, Anda dapat membagikan rapat ini ke channel, sehingga siapa pun di channel tersebut dapat bergabung. Anda juga dapat mengatur lokasi fisik untuk rapat, mengubah rapat ini menjadi rapat berulang, dan menambahkan deskripsi jika diinginkan. Setelah selesai, ketuk tanda centang “Done” di kanan atas formulir ini.
Saat meeting Anda berhasil dibuat, Anda akan menerima pemberitahuan sementara yang untuk kembali ke kalender Teams Anda.
Teams memberi Anda fleksibilitas untuk membuat rapat dadakan dalam waktu singkat, serta membuat jadwal rumit dengan lusinan personel menggunakan rapat berulang. Temukan cara yang paling sesuai untuk Anda dan rekanan Anda.
TERKAIT: Tutorial Menggunakan Microsoft Teams Tingkat Pemula dan Advanced
