Cara Menggunakan Google Docs – Google Docs telah memperkuat posisinya sebagai alternatif Microsoft Word berbasis cloud, tetapi masih banyak orang yang belum beralih ke Google Docs. Jika Anda salah satu dari mereka yang belum mengetahui lebih dalam tentang layanan ini, jangan khawatir! Di sini akan dijelaskan untuk pemula tentang cara menggunakan Google Docs.
Ada banyak fitur yang dibahas dalam tutorial Google Docs ini, tetapi ini adalah fitur dasar dasar yang bisa Anda pelajari. Saat Anda merasa nyaman, Anda akan menemukan semua jenis kemampuan unik dari Microsoft Word di Google Docs, dan Google sangat aktif menambahkan fitur baru setiap tahun.
Pada artikel ini akan dijelaskan dasar-dasar Google Docs yang perlu diketahui semua orang, kemudian menyentuh beberapa tips dan trik lanjutan Google Docs.
Daftar Isi
Apa itu Google Docs?
Google Docs adalah produk Google berbasis cloud dengan semua fitur yang Anda butuhkan untuk membuat, mengedit, dan berbagi dokumen. Tidak seperti aplikasi Microsoft Word yang terkenal, Google menawarkan rangkaian aplikasi yang dirancang untuk pengguna yang bekerja secara online. Integrasi dengan penyimpanan cloud Google Drive memungkinkan Anda mengakses dan mengerjakan dokumen Anda dari mana saja.
Google Docs bisa jadi membingungkan pemula karena ada banyak fitur baru, dan interface pengeditan dokumen yang mungkin terlihat asing.
Anda dapat memulai Google Docs dengan mengikuti panduan sederhanadi bawah ini, dan mempelajari lebih lanjut tentang berbagai fitur yang akan membantu Anda menjadi ahli menggunakan Google Docs dalam waktu singkat.
TERKAIT: Panduan Lengkap Menggunakan Google Drive
Cara Menggunakan Google Docs: Tutorial dasar
Langkah 1: Menyiapkan akun Google Anda
Menggunakan Google Docs mengharuskan Anda mendaftar untuk mendapatkan akun Google. Mendaftar akun Google sepenuhnya gratis, dan akun Anda akan memberi akses ke Gmail, Google Maps, dan YouTube, serta seluruh rangkaian Drive.
Untuk membuat akun Google, buka halaman pendaftaran. Masukkan informasi Anda dan ikuti petunjuk di layar. Selamat! Anda sekarang memiliki akun Google. Jika Anda sudah memiliki akun, masuk saja seperti biasa.
Langkah 2: Meluncurkan Google Docs
Ada beberapa cara untuk mengakses Google Docs, bergantung pada perangkat Anda. Anda dapat mengunduh aplikasi dari App Store atau Google Play, atau klik ikon Google Apps di pojok kanan atas beranda Google (diwakili oleh sembilan kotak). Anda kemudian harus mengklik tombol Document – Anda mungkin harus scroll ke bawah dalam menu yang muncul atau mengklik More From Google di menu pop-up yang sama untuk melihatnya.
Atau, Anda dapat menavigasi ke Google Drive dan memilih Google Docs dalam menu drop-down My Drive di bagian atas, atau pilih Google Docs setelah Anda mengklik New di sisi kiri halaman. Opsi terakhir adalah menavigasi langsung ke Google Docs. Setelah Anda meluncurkan aplikasi web. Sekarang Anda sudah siap untuk membuat dokumen.
Langkah 3: Membuat dokumen
Untuk membuat dokumen baru, klik halaman kosong dengan tanda tambahan warna-warni di dalamnya, yang terletak di kiri atas halaman utama Google Docs. Jika Anda tidak dapat menemukan ikon ini, scroll ke atas untuk melihatnya atau scroll ke bawah untuk mengeklik ikon tanda plus warna-warni di pojok kanan bawah layar Anda. Ikon halaman kosong yang disebutkan di atas dengan tanda penambahan multi-warna akan muncul lagi di bagian atas layar Anda. Klik itu untuk membuka dokumen baru.
Jika Anda membuat dokumen dari Drive, memilih Google Docs setelah menekan New akan otomatis membuat dokumen kosong. Jika Anda mengklik panah kecil menghadap ke kanan di sebelah Google Docs, Anda dapat memilih untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang disediakan. Ada beragam pilihan, termasuk resume, surat bisnis, dan pilihan template pihak ketiga. Anda bahkan dapat mengunggah file .doc atau .docx yang ada ke Drive Anda dengan mengeklik New, diikuti dengan Upload File.
Langkah 4: Mulai bekerja
Setelah Anda membuat dokumen, Anda bisa mulai bekerja. Klik Untitled Document di sudut kiri atas untuk menambahkan judul ke dokumen Anda. Anda juga dapat menyesuaikan jenis font, ukuran teks, dan banyak lagi melalui toolbar di bagian atas halaman. Jika Anda tidak dapat melihat judul atau menu bar di bagian atas halaman, opsi tersebut mungkin tersembunyi. Jika demikian, klik panah yang menghadap ke bawah di pojok kanan atas untuk menampilkannya.
Karena Anda bekerja dalam browser, setiap perubahan yang dilakukan pada dokumen Anda akan disimpan secara otomatis. Jika Anda melihat di sebelah kanan judul dokumen Anda di bagian atas layar, Anda akan melihat Saving… atau Saved to Drive.
Tunggu pesan kedua muncul sebelum keluar, untuk memastikan semua pekerjaan Anda telah disimpan. Untuk menampilkan riwayat versi dokumen yang ada, klik tautan Last Edit Was [number of seconds/minutes/hours] Ago yang ada di sebelah kanan tombol menu Help di bagian atas layar Anda. Kemudian Anda akan dibawa ke layar yang menunjukkan versi dokumen yang diedit.
1. Cara membagikan file Google Docs
Untuk membagikan dokumen Anda dengan orang lain, klik tombol Share berwarna biru di pojok kanan atas dokumen yang ingin Anda bagikan. Tombol tersebut akan terjepit di antara gambar Anda – dengan asumsi Anda telah menambahkan satu gambar ke akun Google – dan ikon Open Comment History, yang terlihat seperti balon ucapan. Setelah itu, undang pengguna lain dengan memasukkan alamat email yang sesuai di jendela yang muncul, lalu klik Done.
Orang yang Anda bagikan dapat mengedit, melihat, atau mengomentari dokumen bergantung pada izin yang Anda berikan kepada mereka. Ini dapat diubah dengan mengetuk menu drop down langsung di sebelah kanan bidang alamat email setelah Anda menambahkan email seseorang. Di menu ini, Anda dapat menandai seseorang sebagai Viewer, Commenter, atau Editor.
Jika Anda ingin berbagi dokumen dengan orang lain selain menggunakan email, klik Copy Link di bagian bawah jendela Share With People and Groups. Tautan akan disalin ke papan klip Anda. Dokumen Anda mungkin memiliki tingkat privasi yang Restricted secara default. Artinya, hanya orang yang ditambahkan ke dokumen Anda yang dapat membuka link yang Anda kirimkan kepada mereka.
Jika Anda ingin mengubah tingkat privasi dokumen agar dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki tautan, Anda dapat melakukannya dengan mengklik tautan biru Change to Anyone with the Link, yang juga terletak di bagian bawah Share with People and Groups window.
Kemudian, Anda akan dibawa ke jendela yang memungkinkan Anda menyalin tautan yang dapat dibagikan ke dokumen Anda atau menyesuaikan lebih lanjut izin dokumen Anda dengan membiarkan Anda memilih apa yang dapat dilakukan orang dengan dokumen setelah mereka menerima tautan ke dokumen tersebut.
Anda dapat melakukan ini dengan mengklik menu drop-down (di sebelah kanan opsi Anyone with the Link) dan kemudian memilih menu Viewer, Commenter, atau Editor.
2. Gunakan fungsi komentar dan chat
Dengan Google Docs, secara realtime Anda dapat melihat orang lain membuat perubahan pada dokumen. Dengan mengklik tombol Open Comment History di sudut kanan atas layar Anda, Anda atau siapa pun yang ada di dokumen dapat memulai diskusi tentang proyek Anda.
Anda juga dapat melihat pengguna mana yang sedang melihat dokumen menggunakan rangkaian lingkaran yang terletak di sebelah kiri tombol Open Comment History. Jika tidak ada orang selain Anda yang melihat halaman, tidak akan ada yang muncul di sini.
Anda juga dapat mengatur setiap dokumen sehingga Anda menerima pemberitahuan ketika orang-orang mengubahnya, menyebut nama Anda, atau berinteraksi dengan salah satu komentar Anda.
Notifikasi dapat menjadi alat yang berguna untuk berkolaborasi dengan banyak orang. Cara ini ideal saat bekerja dengan kelompok yang tidak berada di ruangan yang sama. Jika karena alasan tertentu, Anda tidak ingin pengguna memiliki opsi untuk menambahkan komentar ke dokumen tertentu, Anda juga dapat mengubah mode pengeditan.
3. Kenali berbagai mode pengeditan
The Share tombol memberi Anda kesempatan untuk melihat dan mengedit dokumen Anda dengan cara yang berbeda. Tiga pilihan utama adalah: Mengedit file sendiri (Editing), menyarankan perubahan untuk dibuat oleh kontributor lain (Suggesting), atau melihat atau mencetak dokumen (Viewing).
Jika Anda pernah menggunakan Microsoft Word, fitur Suggesting fungsinya mirip dengan Track Changes. Alat tersebut menyoroti setiap pengeditan yang disarankan dengan warna hijau yang terlihat di seluruh dokumen. Kontributor atau editor lain dapat menyetujui atau menolak saran ini saat mereka membuat draf akhir. Bahkan tanpa fitur Suggesting, Anda dapat melacak riwayat revisi dokumen melalui File > Version History > See Version History.
4. Cobalah jenis dokumen yang berbeda
Google Drive berisi banyak sekali aplikasi; Google Slides adalah aplikasi penantang Microsoft PowerPoint, tetapi Google Slides membuka pintu untuk kolaborasi dari beberapa kontributor, mirip dengan Google Docs. Saat Anda siap mengunci hasil edit akhir, kontributor hanya akan dapat melihat, bukan mengubah konten.
Google Sheets adalah aplikasi saingan untuk spreadsheet Microsoft Excel. Google Sheets berfungsi serupa dengan Excel, tetapi dengan Spreadsheet memungkinkan banyak pengguna untuk membangun spreadsheet dan memanipulasi data secara bersamaan.
G Suite adalah pesaing berat Microsoft 365, apalagi G Suite dapat digunakan oleh siapa pun secara gratis selama memiliki akun Google. Pengguna dapat mengakses G Suite untuk membuat dan menyimpan konten secara online tanpa biaya. Pengguna dapat masuk ke akun Google untuk mengakses file G Suite yang disimpan di semua perangkat manapun selama ada akses internet.
