Cara Menggunakan Fitur Zoom Breakout Rooms

Zoom Breakout Rooms – Dengan Zoom Breakout Rooms, Anda dapat menghadirkan struktur pertemuan dinamis yang sama ke ruang digital. Breakout Rooms adalah salah satu fitur paling populer di Zoom Meeting, dan akan memberikan pengalaman terbaik bagi pengguna. Zoom baru-baru ini menambahkan opsi bagi peserta rapat untuk memilih sendiri Breakout Room mana yang ingin mereka ikuti.

Sebelumnya, host rapat harus menugaskan peserta ke Breakout Room. Sekarang, ketika opsi Self-Select Breakout Rooms diaktifkan oleh host (dan ketika host dan peserta menggunakan Zoom 5.3.0 atau yang lebih baru), peserta dapat bergerak bebas di antara Breakout Rooms tanpa membutuhkan bantuan host.

Ada banyak fitur keren lainnya yang dibangun ke dalam fitur kolaborasi ini. Untuk lebih mengenal Zoom Breakout Rooms, berikut yang perlu Anda ketahui agar bisa menggunakannya di kelas atau rapat Zoom berikutnya.

Cara Menggunakan Fitur Zoom Breakout Rooms

Mengaktifkan Breakout Rooms di akun Anda

Zoom secara native memungkinkan Anda membuat sebanyak 50 sesi breakout terpisah untuk berkolaborasi dan diskusi dalam kelompok kecil.

Buka zoom.us , masuk ke akun Anda menggunakan kredensial Zoom Anda, dan arahkan ke Pengaturan Akun Anda. Di bagian In Meeting (Advanced), Anda dapat mengaktifkan fitur Breakout. Setelah diaktifkan, Anda dapat membuat breakout selama rapat dengan mengklik ikon “Breakout Rooms” di sisi kanan bawah toolbar Anda. Jika Anda tidak dapat mengakses opsi untuk mengaktifkan Breakout Rooms, hubungi admin sistem Anda dan minta mereka untuk mengaktifkannya.

Pre-assigning Breakout Rooms selama penjadwalan

Host dapat mengizinkan untuk Pre-assigning Breakout Rooms saat menjadwalkan rapat. Opsi ini bagus untuk host yang sudah tahu bagaimana mereka mengelompokkan peserta.

Untuk menjadwalkan meeting dengan Breakout Room yang telah ditetapkan sebelumnya:

1. Pastikan opsi “Allow host to assign participants to Breakout Rooms when scheduling” diaktifkan.
2. Saat menjadwalkan rapat baru, navigasikan ke Opsi Rapat dan aktifkan opsi “Breakout Rooms pre-assign”.
3. Anda kemudian dapat memilih “Create Rooms” untuk menyiapkan ruang dan menetapkan peserta secara manual menggunakan alamat email mereka atau “Impor dari CSV”, yang memberi Anda template CSV tempat menambahkan Breakout Rooms dan peserta.
4. Ingin memberi judul pada setiap Breakout Rooms? Klik pada Breakout Rooms pilihan Anda dan kemudian klik ikon pensil, yang memungkinkan Anda untuk mengganti nama ruangan.
5. Setelah Anda membuat Breakout Rooms dan menugaskan peserta Anda, klik Save sebelum melanjutkan untuk menjadwalkan pertemuan Anda.

Membuat Breakout Rooms dalam rapat

Di bilah alat rapat, host atau co-host dapat mengklik ikon Breakout Room dan mengakses opsi berikut untuk mengelola Breakout Rooms:

• Automatic vs. manual room creation – Pembuatan ruangan otomatis akan membuat Ruang Pembagian Anda secara otomatis, menempatkan peserta ke dalam ruangan secara acak atau menempatkannya di ruangan yang telah ditentukan sebelumnya. Pembuatan ruangan secara manual akan memungkinkan Anda untuk membuat setiap ruangan dan menugaskan peserta ke setiap ruangan secara individual.
• Move participants – Untuk memindahkan peserta, cukup pilih nama peserta dan tetapkan mereka ke ruangan lain.
• Delete room – Opsi ini akan menghapus Breakout Room yang telah Anda pilih. Namun, itu tidak menghapus peserta di ruang rapat. Setelah room dihapus, peserta akan ditempatkan kembali ke antrean untuk ditempatkan di Breakout Room lainnya.
• Recreate – Opsi ini memungkinkan Anda untuk memulai dari awal dengan membuat ulang Breakout Rooms secara acak dan menempatkan peserta ke dalam ruang secara otomatis. Atau Anda dapat membuat ulang Breakout Room secara manual.

Setting opsi Breakout Room

Di dalam panel Breakout Room ada menu Opsi dengan fitur untuk membantu Anda membentuk pengalaman Breakout Room. Opsi-opsi ini meliputi:

• Move all participants to Breakout Rooms – Opsi ini secara otomatis memindahkan semua peserta ke Breakout Room saat Anda memilih opsi Open All Rooms, memungkinkan Anda membuat Breakout Room dengan cepat.
• Set a timer –  Anda dapat menempatkan Breakout Room Anda pada pengatur waktu yang memaksa semua orang untuk kembali ke sesi utama saat pengatur waktu berakhir. Pilihan ini bagus untuk kegiatan kelompok atau sesi tukar pendapat.
• Countdown after closing Breakout Rooms – Opsi ini memberi peserta di Breakout Rooms terlihat hitung mundur saat mereka akan kembali ke sesi utama, memberi peserta waktu yang mereka butuhkan untuk mengakhiri diskusi.
• Allow participants to return to the main session at any time – Opsi ini memberi peserta kemampuan untuk kembali ke sesi utama tanpa batasan waktu.

Mengelola Breakout Room

Setelah semua peserta Anda berada di Breakout Room, fitur-fitur ini dapat membantu Anda mengelola kecepatan dan aliran sesi:

• Self-select a Breakout Room (NEW) – Host dapat membuat Breakout Rooms dalam pertemuan mereka, memberi peserta kemampuan untuk memilih sendiri ruang/room mana yang ingin mereka ikuti tanpa perlu intervensi dari host.
• Visiting rooms – Sebagai host atau co host, Anda dapat beralih di antara Breakout Room yang berbeda.
• Broadcasting a message –  Kirim pesan ke setiap Breakout Room. Fitur ini berguna jika Anda ingin memberi peringatan kepada peserta untuk mengakhiri diskusi mereka.
• Closing all rooms – Saat Anda siap untuk mengakhiri sesi breakout, Anda dapat mengklik “Close Rooms”, yang akan memberikan pemberitahuan kepada peserta untuk bergabung kembali ke sesi utama.
• Sending participants back to breakouts – Setelah Anda menutup sesi breakout, Anda dapat memutuskan untuk memecah peserta lagi. Ini berguna untuk kelas atau acara yang lebih lama, karena Anda dapat membagi peserta sebanyak yang Anda inginkan.
• Responding to help requests – Peserta breakout dapat mengklik ikon “Ask for Help” untuk mengundang host bergabung dengan breakout Anda untuk mendapatkan bantuan. Host akan mendapat notifikasi dan bisa langsung masuk ke sesi itu. 

Penting untuk diingat bahwa jika rapat direkam ke cloud, itu hanya akan merekam ruang utama, terlepas dari ruangan mana host rapat berada. Beberapa peserta dapat merekam secara lokal.

Jumlah maksimal peserta dalam satu Breakout Room bergantung pada kapasitas rapat, jumlah Breakout Rooms yang dibuat, dan apakah peserta ditugaskan selama rapat atau sebelum rapat.

Berpartisipasi dalam Breakout Room 

Sebagai peserta di Breakout Room, Anda memiliki kemampuan yang sama seperti rapat biasa:

• Self-select your Breakout Room – Sekarang Anda dapat memilih Breakout Room mana yang ingin Anda ikuti, jika host telah mengaktifkan fitur ini. Ini berarti peserta rapat dapat bergerak bebas di antara Breakout Room tanpa harus ditetapkan oleh host. Catatan: Baik host rapat maupun peserta harus menggunakan Zoom 5.3.0 atau yang lebih baru untuk memilih Breakout Room sendiri.
• Screen sharing – Anda dapat berbagi layar Anda di Breakout Room seperti yang Anda lakukan di rapat biasa. Namun, host harus mengizinkan peserta untuk share screen di Breakout Rooms.
• In-meeting chat – Anda juga dapat menggunakan fungsi chat di dalam Breakout Room Anda untuk mengirim pesan kepada peserta lain di ruang atau berbagi tautan, konten, dan ide.
• Asking the host for help – Fitur ini khusus untuk Breakout Room, dan memungkinkan Anda menghubungi host untuk memberi tahu mereka bahwa Anda membutuhkan bantuan dalam Breakout Room Anda. Host dapat segera merespons dengan bergabung ke Breakout Room atau mengirim pesan kepada peserta yang memberi tahu mereka bahwa mereka akan membantu.

Bergabunglah lewat Zoom Rooms Appliance

Zoom juga menambahkan kemampuan untuk bergabung dengan Breakout Rooms dari Zoom Rooms Appliances. Meskipun Zoom Room tidak dapat memulai sesi Breakout Room, mereka dapat ditambahkan sebagai peserta Breakout Room saat host memulai sesi breakout. Peserta Zoom Rooms dapat bergabung dan keluar dari sesi dan melihat siapa lagi yang sedang melakukan breakout.

Hal ini sangat membantu bagi pengajar yang menggunakan ruang kelas yang mendukung Zoom Rooms dan ingin memanfaatkan fitur Breakout Rooms untuk kegiatan kelompok.

Kapasitas Breakout Room tambahan

Organisasi yang mencari kapasitas Breakout Room tambahan harus menghubungi perwakilan akun Zoom untuk mengakses Breakout Room dengan kapasitas 100 ruang dalam rapat dan kemampuan untuk menugaskan hingga 1.000 orang di antara ruang tersebut. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menggunakan Breakout Room, silakan kunjungi halaman dukungan Zoom.